Att använda IdrottOnline

Som administratör använder du systemet IdrottOnline för de flesta administrativa uppgifterna. Här kommer en guide till de viktigaste funktionerna du använder: 

• Grupper – här söker du upp arbetsrummet för gruppen. I arbetsrummet hittar du alla medlemmar och deras uppgifter samlade. 
• Personer – här kan du söka efter enskilda medlemmar eller se kölistan. 
• Aktiviteter – här finns gruppens Kalender för alla träningar. Kalendern ska stämma överens med gruppens träningar. 
• Kalender – här skapas Aktiviteter som läggs till i Kalendern. 
• Personkortet – den ruta med information som visas då du trycker på en medlem. 

Uppdaterat medlemsregister 

Det är viktigt att medlemsregistret hålls uppdaterat. Du som administratör ansvarar för att medlemsregistret stämmer för din grupp, inklusive att medlemmarna har rätt roller. 

• Lägga till nya medlemmar i gruppen. Medlemmar som står i kö hittas via Personer > Medlemmar för godkännande. Sök upp personen och lägg till i rätt grupp samt lägg till eventuell roll. 

Meddela alltid friidrott@malarhojden.com när en ny medlem börjar i er grupp.

• Lägg till rätt roller. Görs via Personkortet för respektive person. Se support.idrottonline.se/support/solutions/articles/11000032965-redigera-en-medlems-roller

• Följande personer ska ha roller:
  • Huvudtränare har rollen Huvudtränare
  • Tränare har rollen Tränare
  • Barn till Huvudtränare och Tränare (ej Hjälptränare*) har rollen Tränarbarn
  • Hjälptränare har rollen Hjälptränare
  • Administratör har rollen Gruppadministratör, samt kryssa i rutan Gruppadministratör i den aktuella gruppen
  • Barn till administratör har rollen Tränarbarn

*Barn till hjälptränare ska inte ha någon roll alls

• Ny ledare. När en ny ledare börjar ska du registrera personen enligt ovan och även göra följande:
  • Skicka ledaren välkomstbrevet för nya ledare
  • Meddela ledaren att den ska beställa begränsat utdrag ur belastningsregistret samt skriva under Godkännandeförklaring. Meddela att båda ska vara inskickade till föreningens kassör inom två månader och ge adress till vart dokumenten ska skickas.
  • På personkortet i Idrott Online, under rubriken ”Begränsat registerutdrag”, kryssa i rutan ”Ska inkomma med begränsat registerutdrag”.
  • Meddela föreningens kassör och ordförande namn och roll på den nya ledaren.
  • Om den nya ledaren är administratör eller huvudtränare, meddela klubbadministratören.

• Avsluta medlemmar som har slutat. Ändra läge från ”Friidrott” till ”Förening” i vita raden längst upp i IOL, tryck på Byt. Nu går det att avsluta medlemmar.

Se gärna: support.idrottonline.se/support/solutions/articles/11000032889-avsluta-ta-bort-medlem

• Följ upp med vårdnadshavare vid lång frånvaro. Har en aktiv inte närvarat på länge? Följ upp och kolla om personen vill fortsätta eller inte. På så sätt kan vi dels ha koll på vårt medlemsregister men även öppna upp grupper för nya barn.

• Fyll på gruppen. En grupp består av 20-25 aktiva barn. Fyll på med nya medlemmar om det finns plats i er grupp. Se info om kölistan nedan. 

Kölista 

Kölistan är gemensam för hela föreningen och hittas via Personer > Medlemmar för godkännande. Exportera till excel och sortera efter din åldersgrupp. 

• Köansvarig Varje åldersgrupp i MIK har en könansvarig vars uppgift är att hålla ett extra öga på kölistan, svara på frågor gällande kön samt uppdatera de köende om läget.
  
  Alla administratörer känner till hur kölistan fungerar och kunna hitta den information som finns att hämta där. 

• Har gruppen behov av fler tränare? Kolla av om det finns föräldrar i kön som vill bli tränare, då barnen får förtur. 

Nya medlemmar

• Bjud i samråd med tränarna in till två prova-på-träningar när det finns plats i gruppen.
• Lägg till ny medlem i IdrottOnline när de fått en plats. Se support.idrottonline.se/support/solutions/articles/11000032839-godk%C3%A4nn-medlemskap 
• Lägg till kontaktuppgifter och rätt roll på personen (se Medlemsregister) 
• Viktigt! Meddela klubbadministratör på friidrott@malarhojden.com vem som börjat och när. Därefter kommer faktura på medlems- och träningsavgift skickas ut.
• Efter två prova-på-träningar betalas medlems- och träningsavgift. 

Medlems- och träningsavgifter

Medlems- och träningsavgifterna är föreningens viktigaste inkomst och betalas i början av året. Fakturor skickas till medlemmar via mail.

• Medlemsavgiften är 100 kr per år och medlem. Aktiva, såväl som tränare och administratörer betalar medlemsavgift.
• Träningsavgiften är 2200 kr per år och aktiv, förutom för de som är fria från avgift. Se nedan.
• Gruppadministratören hjälper även faktureringsansvarig med påminnelser om eventuella uteblivna betalningar.

Fria från träningsavgift: 

• Barn till huvudtränare, tränare eller administratör betalar ingen avgift.
  Observera att barn till Hjälptränare betalar avgift.
  
  För att anses som Tränare behöver man ha gått alla utbildningar som krävs för den ålder på barnen man tränar. Läs mer under Tränare.
• Nya medlemmar som börjat träna senare under året räknas de månader som redan passerat av på medlemsavgiften.
• Innan fakturering är det mycket viktigt att gruppadministatören ser till att medlemsregistret stämmer.
• Gruppadministratören hjälper även faktureringsansvarig med påminnelser om eventuella uteblivna betalningar.

Gymnastikhallstider

• Alla grupper har möjlighet att få träningstider i gymnastikhallar under inomhussäsongen. Klubbadministratören sköter ansökan om tider hos Stockholms stad. Gruppadministratören lämnar önskemål från sin grupp om tider till klubbadministratören under våren. Ett fastställt schema skickas därefter ut till grupperna. 
• Gruppadministratören sköter avbokning av enstaka tider, förmedling av passerkort, m.m.

Träningskort för Sätra Friidrottshall

Medlemmar från 13 år betalar själva för träningskort i Sätrahallen. Administratören sammanställer vilka kort som behövs och sedan görs en gemensam beställning från klubben. Betalning för korten görs till MIK. Priser, träningstider och hur beställningen går till