Kommunikation 

• Administratören får fortlöpande information och frågor från klubbadministratören som administratören ansvarar för att föra vidare till tränarna och/eller föräldrar i gruppen. Det kan gälla inomhustider, utomhustider, LOK-stödsansökan, regler, information från styrelsen och annat.
• Administratören informerar föräldrar om träningstider, inställda träningar, föräldramöten, information från styrelsen m.m.
• Använd gärna mejlfunktionen i IOL.
• Som administratör får du också en gruppmejladress 20xx@friidrott.malarhojden.com kopplad. 
• På Idrottsförvaltningen webbplats booking.stockholm.se/ kan man se bokningsläget för Sätra IP. Håll lite koll här för att undvika krockar med större fotbollsevenemang och liknande.

Gruppens webbsida

På föreingens hemsidan finns en sida för respektive grupp. Här syns Kalendern över inlagda träningar. Den information som finns där ska hållas aktuell och uppdaterad, men gruppen väljer själv om man lägger upp nyheter ofta eller har en informationstext om gruppen som gäller under längre tid.

• För att redigera hemsidan loggar man in i IOL via hemsidan, klickar på stannar kvar på hemsidan och klickar på hänglåset långt upp till höger. Välj redigeraläge. Nu kommer ett ”träd” upp. Välj rätt grupp och redigera. 

Kläder

• Dela ut en t-shirt per år till de aktiva och till tränarna om de behöver.
• Tränare får byxor och jacka (Tränare = Har gjort alla steg i Utbildningsplan för tränare)
• Beställning av kläder görs en gång per år. Information och beställningsformulär skickas ut av klubbadministratören
  
• Vid tävling ska barnen bära klubbens t-shirt eller tävlingskläder. Klubbkläder beställs via webbshoppen – https://www.friidrott.malarhojden.com/klubbklader/

Tävlingar

• Tävlingsansvarig väljer ut 4 tävlingar per år som ni gemensamt åker på. Dessa tävlingar bekostar klubben.
• Klubben väljer ut en löptävling per år som aktiva får springa på klubbens bekostnad.
• Tävlingar utöver ovanstående bekostar barnens föräldrar. De flesta tävlingar skickar en faktura till klubben för alla dess deltagare. Så har man åkt på en tävling utöver de fyra som klubben står för betalar man in anmälningsavgiften till MIK BG 375-2045 Ange: Barnets namn, ålder, grenar, vilken tävling.
• Det finns två stora beachflaggor som man kan låna med sig för en tydlig samlingspunkt. De står i styrelserummet.
• Här finns bra information för gruppen och föräldrar kring Om att tävla

Träningsläger, resor och avslutningar

• Under Aktiva hittar ni vad som gäller kring detta i olika åldrar.

Tränare

• Administratören sammanställer tillsammans med huvudtränaren i slutet på året vilka tränare som gått vilken/vilka utbildningar och skickar det till Utvecklingsansvarig.
• Meddelar vem bland tränarna som kommer vara Huvudtränare till Utvecklingsansvarig. Dess uppgift är att vara kontaktperson och talesperson mellan gruppen och styrelsen.

Koder

• Vi använder oss av kodlås till materialförråd, styrelserum och till förråd i gymnastikhallar.
• Koderna för inte spridas och ej heller lämnas ut till barnen. Koder får ni av styrelsen.

Sjukvård

• Vi har samarbetsavtal och rabatter hos Aleris i Skärholmen. Läs mer
• I materialförrådet och i säkerhetsskåp i gymnastikhallar finns första-hjälpen-väskor.

Om MIK Friidrott

Utöver den normala tränings- och tävlingsverksamheten genomför vi också nedanstående arrangemang:

• Friidrottsskola – flera veckor varje sommar. Ger positivt ekonomiskt resultat och ger många nya medlemmar.
• Friidrottslek för 5- och 6-åringar. Ungdomar som leder, mycket lyckat.
• Egna tävlingsarrangemang efter behov och intresse. T ex interna tävlingar, klubbmästerskap och arena- och terrängtävlingar.
• Vi förväntar oss att föräldrar ställer upp som funktionärer en gång om året.

Personuppgifter – GDPR

1. Det är tillåtet att ha sammanställningar och/eller spridda uppgifter till personer som du behöver ha kontakt med i ditt uppdrag (t ex tränaruppdrag, adminuppdrag eller uppdrag som styrelseledamot).
2. Sammanställningen kan vara i form av telefonbok, excel-fil, word-fil, kontakter i e-posten
3. Ett exempel på en sammanställning kan vara uppgifter till aktiva och kontaktuppgifter till deras vårdnadshavare för användande i samband med en träningsresa eller tävling.
4. I sådana sammanställningar får värdeomdömen inte förekomma.
5. Sammanställningar måste hållas uppdaterade. Så snart du får veta att en uppgift inte längre stämmer ska den rättas eller tas bort. Oavsett ska sammanställningar gås igenom en gång per år och inaktuella uppgifter ska tas
6. Om sammanställningen ska innehålla information om hälsa, t ex allergier eller mediciner, då måste ett samtycke inhämtas. Samtycket ska noteras i dokumentet och den som lämnat det ska informeras om att det när som helst kan tas tillbaka. Sker det måste informationen genast
7. Uppgifter om hälsa får endast förekomma när det är nödvändigt d v s fyller ett tydligt
8. Det är tillåtet att lämna ut en kontaktuppgift till någon som du behöver hänvisa vidare till om uppgiften är offentlig.